「仕事を効率よくできない」は仕事を効率化する第一歩！

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　最終更新日　2022/3/16

こんにちは、ライフリメイカーの山本翔太です。

この記事では

という人が仕事を効率化できるようになります。

効率化の鬼だねと言われることがある僕が普段やっていることを書いています。

鬼だからとそんなに構えないでくださいね。

優しい鬼なので難しいことはしてないはずですから(笑)

それでは一緒に見ていきましょう！

仕事を効率化しようと思った理由は単純

僕が仕事を効率化しようと思った理由は、

• 「次のことをして褒められたのが嬉しかった」
• 「スムーズに仕事ができるのがかっこよかった」
• 「スムーズな仕事が美しかった」
• 「同じ作業が嫌すぎた」

です。効率化ということを意識したのは、実は最近なんです。

それまでは、何となくの感覚でこうしたら早くできるよな～くらいでした。

子供のころの成功体験

何となく早くできる感覚は、小さいころから実家の手伝いをしていたことによるものだと思います。

当時は、効率化とか知るはずもなく親の言われた道具を取りに行くだけでした。

子供なので当然っちゃ当然なのですが(笑)

ある日、親から「次に何が必要だと思う？」的なことを言われました。

同じような作業だったこともあり、これとこれかなと渡した道具がビンゴ！

次に必要な道具はもちろん、その次に必要な道具を渡して褒められました。

それが純粋に嬉しかったです。

その後も保育園や幼稚園とかで知らないうちに、次に必要そうなものを持ってきていたみたいです。

卒アルに先生からのメッセージで書いてありました。(笑)

効率化のヒントを入手

成長していく中で仕事をスムーズにできる人がかっこよく見え、何よりそのスムーズな感じに美しさを感じました。

感覚なのでちょっと分かりにくいかもしれません(笑)

僕は一度、工場に勤めたことがありそこで効率化のヒントを手に入れました。

それは、ライン作業。

機械は使っていたのですが手作業でやる部分もあり、かなりめんどくさかったです。

あと、永遠と同じことを繰り返してたので周りが無表情すぎて怖かったです…。

(読まれてる方で気分を害してしまったらごめんなさい。)

そんなこともあり、いかに早く終わらせて別の作業をするかって考えてました。

「要領がいい」と「効率的」は違う

日本語には、意味が違うのに同じ意味だと勘違いしてしまう言葉があります。

「要領がいい」と「効率的」もその一つだと思います。

実際僕も同じような意味で捉えていたので、それぞれの意味を調べてみました。

要領がいい・・・うまい具合に物事を処理する様子などを指す表現。人間関係などを円滑に進めることができる様子について言うことも多い。

効率的・・・やり方などに無駄がないさま。

weblioから引用

https://www.weblio.jp/content/要領がいい

https://thesaurus.weblio.jp/content/効率的

と書いてありました。

いまいちピンとこなかったので、自分なりにイメージをしてみました。

要領がいいとは、７０％の力で１００％の仕事をするイメージ。

効率的とは、７０％の時間で１００％の仕事をするイメージ。

数字を使わずに要約するなら、要領がいいというのが省エネタイプで効率的というのが時短タイプだとイメージしてもらえるとわかりやすいと思います。

仕事を効率化することのメリット・デメリット

デメリット

• 作業が単調になりやすい
• 効率化までに少し試行錯誤する必要がある
• 事前準備の影響を受けやすい
• 冷たい人だと勘違いされるときもある

メリット

• 作業スピードが格段に上がる
• こなせる数が増える
• 時間短縮になり時間が作れる
• 無駄なことをしないのでバタバタしない
• 心にも余裕ができる
• トラブルが起きてもすぐ対処できる
• 効率よくできたときは最高に気持ちいい

どんなことにもメリット・デメリットは存在します。

それを知っておくだけでも選択の幅やできることが広がるので、両方を見てみるようにしましょう。

仕事を効率化するための方法

どうしたら仕事を効率化できるのか？その方法をいくつか書いていきます。

今日明日でできることもあるので、気になる方法ややってみようと思った方法など見つかりましたら試してみてください。

優先順位をつける

何から手を付けたらいいかわからないときに有効な方法です。

優先順位をつけることで、行動に移しやすくなり仕事を一つずつ終わらせることができます。

順位の付け方は、

重要で緊急なこと　→　重要なこと　→　緊急なこと　→　重要でも緊急でもないこと

これは有名な方法です。

しかし、人には感情があり、どうしてもやる気が出ないというときがありませんか？

その時には、もう一つ優先順位をつける方法があります。

それは、

重要でも緊急でもないこと　→　重要で緊急なこと　→　重要なこと　→　緊急なこと

です。え？と思われた方もいるのではないでしょうか？

いきなり負荷のでかい仕事をしても、気が乗らないときは作業は進みません。

むしろ、だらだらしてしまいます。

それならいっそのこと、すぐできる小さいことや簡単なことを1つ2つ終わらせてから負荷のでかい仕事を始めましょう。

エンジンがかかった状態で取りかかり始めるので、無理矢理するよりも断然効率よくできます。

また、頭も動きやすくなり集中力やアイデアも出てきます。

時には順番を入れ替えてやってみることで効率よくなることもあります。

テンプレート・マニュアルを作る

テンプレートやマニュアルを作ることで、基本の部分や必要な部分、作業の流れが掴みやすくなりますね。

そのため、作業自体がシンプルで口頭で説明するよりもミスが減ります。

また、それを渡すことで自分はそれ以外の仕事に取り掛かることができ同時に処理していくこともできます。

テンプレートやマニュアルが機能するかどうかは、新人や初めての人などに使ってもらい検証するのが一番わかりやすいです。

不慣れな人からの質問や疑問点は共通する場合が多いので、それを取り入れるとより機能性を果たしわかりやすいものができます。

自分のものにできてしまえば、それを基準に、より効率よくできる方法が見つかるかもしれませんね。

事前準備をする

事前準備は当日にバタバタしたり、無駄な仕事をしないためにするものです。

「段取り八分　仕事二分」、「準備を制する者は人生を制す」という言葉もあるくらい準備はとても大切です。

そう聞くと何か大掛かりなことや大変なことをしないといけないと思うかもしれません。

が、安心してください。

特別難しいことをする必要はありません。

例えば、旅行をイメージしてもらえるといいんじゃないかなと思います。

一週間後、泊りで温泉旅行に行くとします。

そこであれしようかな？これ買おうかな？などいろいろイメージしますよね。

そして、準備をするときは「あれいるかな？これいるかな？そいえばあれがないな」と何が必要かを想像して買い出しリストや必要なものリストなど書いてみたりしませんか？

書き出して足りないものがあれば買いに行くし、持っていくものはカバンに入れて準備完了。

旅行当日は、準備をしっかりしたおかげで予定外の出費もなくとても楽しめる。

記憶力に自信があるからと書かずにいると、抜けが出たり思い出すのにエネルギーと時間を使い準備してる段階で疲れてしまいます。

書き出してあるとそれがリストになるので、無駄な行動や買い物をしなくてよくなります。

準備不足だとなんだかバタバタして疲れ果て全然楽しくなかったなと感じ、逆に準備がしっかりできていると旅行が楽しい思い出になりエネルギーを充電できます。

それと同じで仕事も準備がしっかりできていれば、くたびれず最高の結果も得られることでしょう。

流れを考える

全体の流れを考えられる人は、いろいろな面でそれを活用しています。

全体の流れはを考えるには、

最終的にどうなればいいか　→　そのためにどんな行動が必要か　→　最低限やらないといけないことは何か

という風にゴール地点を明確にし、そこから優先順位(細分化、深堀りetc…表現は様々)をつけてやっていきます。例えば、目玉焼きで考えてみるとイメージしやすいです。

目玉焼きを食べる　→　卵を割る、焼く、味付けをする、卵の有無を確認する…　→　買いに行くところまで

といった具合になります。それぞれの行動が何に当てはまるのか見ていきましょう。

最終的にどうなればいいか＝目玉焼きを食べる

ゴールを明確にすると大まかな仕事量を予測できます。

一人いくつ食べてもいいかわからない目玉焼きではなく、一人２つまでとわかっていた方が食べ方も変わってきますね。(笑)

そのためにどんな行動が必要か＝卵を割る、焼く、味付けをする、卵の有無を確認する…

いつまでにそれをするか、どんな手段や道具を用いるのか、何がどれらい必要かを具体的にすると、1週間、１日単位での目標がわかりやすくモチベーションややる気の維持がしやすいです。

必要なことを具体的にできたら優先順位を付け流れをイメージしやすくなります。

細かく洗い出すことができるのがベストですが、苦手な人は、必要なものと時間の目安を把握するだけでも変わってきます。

冷蔵庫に卵があるかを確認しないと買ってから「卵あったんかーい」とツッコんじゃいますよね(笑)

最低限やらないといけないことは何か＝買いに行くところまで

必要な行動がわかったらその日、その週でどこまでできていたらゴールに近づけるのかが見えてきます。

そこで、ここまではやらないと後で苦しくなるよねというボーダーラインを決めます。

ボーダーラインがあることで、集中して取り掛かることができ作業も効率よくなっていきます。

実際に仕事上であったのですが、普段あまり意欲を見せない人に「今日はここまで出来たら作業終わりにしましょう」と作業前に伝えました。

すると後半に「ゴールがわかってると、そこまでは頑張ろうと思える」と言われました。

冷蔵庫に卵がないこととわかったら近くのお店に買いに行きましょう♪

得意な人に頼む

人には得手不得手が必ずあります。

だからこそ、自分の不得意な部分は得意な人に任せるのが一番早いです。

不得意なことで時間を取られてしまうのは時間がいくらあっても足りませんし、仕事の工程すべてを一人でできる必要もありません。

得意な人に頼むことで、自分の手が空きほかの仕事に着手できます。

そのため作業量が２倍３倍となり、同時進行しながらクオリティの高いものができます。

得意なことをしているときの集中力は高まりスピードは速くなり…仕事が回り始めます。

仕事が回るということは、社会に貢献もしくは機能を果たしているので収入も上がります。

そしてまた新たな仕事に取り掛かれるという風に、いいサイクルに入っていくので、みんながハッピーになれます。

作業環境を整える

散らかった部屋やデスク、作業場所で仕事をすることほど効率の悪いものはありません。

すぐに作業に取り掛かろうと思っても、まずは作業場所の確保からしないといけなくなり、これがまためんどくさいですね。

そのため、欲しいものもすぐに見つけれずやる気もなくなりついつい後回しに。

時間ができたらと思っていてもそんな時間もできない・・・

そんな状態から抜け出すためのコツを２つ紹介します。

一つ目は、自分なりの配置を決める。

何がどこにあるか探しやすくなり取り出しやすくなります。

決めておくと電話越しにお願いしてもスムーズにいきます。

二つ目は、帰宅前もしくは作業終了時に作業場所やデスクを整理整頓する。

その日の最後に５分するだけで、翌日何から始めたらいいかわかりやすくなります。

そして何よりも、朝から気持ちよくスタートでき周囲からの信頼も自然と増してきます。

自信がないときは確認してもらう

自分の作業や作った資料に自信がないときは、上司や仕事のできる人に確認してもらうのが一番確実です。

修正があればすぐに直してより良い仕事ができるし、もし一発でOKが出たら自信にもつながります。

心配な状態のままでいる方が、聞くに聞けなくなりできることが減りミスも増えます。

また、長時間、心配な状態は精神的にもしんどいです。

そうなると時間も手間も取られるので、自信がないときは早めに確認してもらうのがおススメです。

メモを取る

一見非効率に思えるメモを取る行為ですが、効率化するのにはかなり有効だと思っています。

メモを取ることで、何度も聞く時間と手間が省けます。

それは、自分の時間だけでなく相手の時間も無駄にしないということでもあります。

手を動かすことで記憶にも残りやすくなり、取ったメモをマニュアルやテンプレートとして残すことで、頭の整理にもつながります。

今の時代、スマホやタブレット、PCが普及しいつでもどこでもメモが取れるだけでなく、写真やムービーとしても残しておけます。

データとして残すにはとても早くていい方法だと思いますし僕も活用しています。

しかし、記憶しておきたいことは手書きののメモをおススメします。

まとめ

• 仕事を効率化しようと思った理由は、同じ作業が嫌すぎたのとスムーズに仕事ができる人がかっこよく見え、美しさを感じたから。
• 要領がいいと効率的の違いは、力の入れ方と時間の使い方による違いだけ。
• 仕事を効率化できるまでは少し時間がかかるが、できるとかなりの時短になる。
• 紹介した仕事を効率化する方法の中で、やってみようと思ったりできるかもと思ったものをやってみましょう。自分なりの効率化が見つかるきっかけになるかもしれません。

今回ご紹介した方法がすべてではありませんが、一つでも参考になったり自分のものとして取り入れていただけるなどお役に立てたら嬉しいです。

仕事を効率的に進め、家族や大切な人、自分の時間を作り出せる人が一人でも増えると幸いです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。